Vacature office manager
De functie wordt opgenomen door 2 medewerkers. Alle taken worden verdeeld. Er wordt heel nauw samengewerkt met elkaar.
Functieomschrijving
- Receptie en onthaal
- Telefoonpermanentie
- Ontvangen van bezoekers
- Onthaal op vormingen
- Klaarzetten en opruimen zalen
- Opvolgen dagelijkse werking (contracten, bestellingen, afspraken herstellingen, logistieke taken)
- Administratieve taken
- Verwerken personeels- en loonadministratie ism sociaal secretariaat
- Boekhouding (opvolgen betalingen, facturatie, input boekhouding)
- Administratie vormingen (flyers en uitnodigingen maken, verwerken en opvolgen van de inschrijvingen)
- Vrijwilligersadministratie
- Nieuwsbrief opmaken
- Website onderhouden
- Flyers en uitnodigingen activiteiten ontwerpen
- Voorbereiden jaarverslag
- Ondersteunende taken
- Administratieve ondersteuning van de collega’s
- Ondersteuning collega’s op vlak van IT
Profiel en competenties
- Bereidheid om zich in te werken in de specifieke reglementering en wetgeving omtrent erkenning en subsidiëring van palliatieve zorg, de vzw wetgeving, giften, legaten, KMO portefeuille…
- Basiskennis boekhouding (programma Expert M kennen is een meerwaarde)
- Kennis personeelsadministratie
- Goede kennis MS Office (in het bijzonder Excel)
- Cliëntgericht
- Sociaal- en communicatievaardig
- Teamspeler, bereidheid om nauw samen te werken met collega’s
- Zelfstandig en nauwkeurig werken
- Initiatief nemen
- Stressbestendig
- Flexibiliteit
- Verantwoordelijkheidsgevoel
Opleidingsniveau
Professionele Bachelor Office Management of gelijkwaardig
Werkervaring
Minstens 2 jaar ervaring, bij voorkeur in de dienstensector
Aanbod
Zeer gevarieerde en boeiende job
Marktconform verloningspakket
Onmiddellijke indiensttreding mogelijk
Interesse?
Bezorg uw motivatiebrief en Curriculum Vitae zo snel mogelijk aan Veerle Devisscher, Algemeen Coördinator , vdevisscher@heidehuis.be. Voor meer info 050/40 61 50.
VZW Heidehuis, Fazantendreef 11, 8200 Sint Michiels – www.heidehuis.be.